Vom Download zum ersten Export

01 Herunterladen

Laden Sie die Datei für Ihr System auf der Seite Herunterladen herunter.

Unter Windows sind zwei Warnungen normal: Edge hält die Datei zuerst zurück (Menü « ⋯ », « Beibehalten », « Mehr anzeigen », « Trotzdem beibehalten »), danach kann SmartScreen beim Start erscheinen (« Weitere Informationen », « Trotzdem ausführen »). Die Einzelheiten, Bildschirm für Bildschirm, stehen auf der Seite Herunterladen.

Zeigt Windows bei einer älteren Installation « Die intelligente App-Steuerung hat … blockiert »? Installieren Sie greffo einfach neu über die Seite Herunterladen: Es ist jetzt digital signiert, und Ihre Akten sowie Ihre Lizenz bleiben erhalten.

02 Installieren

Unter Windows: Doppelklick auf greffo-setup-1.1.6.exe. Ein Bildschirm, eine Schaltfläche « Installieren », keine Frage, keine Administratorrechte. greffo startet am Ende von selbst.

Unter macOS: die Installation ist eine einzige Ziehbewegung. Hier die Schritte, der Reihe nach.

• Doppelklicken Sie auf die heruntergeladene .dmg-Datei. Fragt macOS zuvor nach Ihrer Zustimmung, klicken Sie auf « Akzeptieren ».
• Ein Fenster öffnet sich, mit dem greffo-Symbol neben dem Ordner Programme: ziehen Sie greffo auf den Ordner Programme. Das ist die ganze Installation.
• Öffnen Sie greffo anschließend aus dem Ordner Programme oder dem Launchpad. Beim ersten Öffnen fragt macOS nach einer Bestätigung: klicken Sie auf « Öffnen ».
• Damit greffo griffbereit bleibt: öffnen Sie den Ordner Programme und ziehen Sie greffo ins Dock. Behalten Sie es nicht über jenes Symbol im Dock, das erscheint, während greffo läuft: das ist der Browser, den greffo steuert.
• Die .dmg-Datei brauchen Sie nicht mehr: werfen Sie sie im Finder aus und legen Sie die heruntergeladene Datei in den Papierkorb.

03 Der erste Start

Ein Fenster fragt, wo Ihre exportierten Akten abgelegt werden sollen. Wählen Sie einen Ort Ihrer Kanzlei; wenn Sie unsicher sind, klicken Sie Abbrechen, greffo wählt für Sie. Ändern können Sie später: Schaltfläche ⚙ des Fensters, dann « 📍 Ordner für die Exporte wählen ».

greffo fragt danach nach Ihrem Lizenzschlüssel. Lieber zuerst testen? Wählen Sie die kostenlose 14-Tage-Testphase: greffo fragt nur nach Ihrem Namen und Ihrer E-Mail-Adresse. Keine Bankkarte.

04 Bei JustOnWeb anmelden

Der Browser öffnet JustOnWeb. Melden Sie sich mit itsme® an, wie gewohnt: greffo meldet sich nicht an Ihrer Stelle an, und Ihre Zugangsdaten laufen nie über greffo.

Unten rechts auf der Seite erscheint ein kleines blaues Fenster: das ist greffo. Alles wird dort bedient.

05 Das greffo-Fenster

Das Fenster lässt sich verschieben: fassen Sie es an der Titelleiste, wo GREFFO steht, oder an seinem Rand, und legen Sie es dort ab, wo es nicht stört. Ein Doppelklick setzt es in seine Ecke zurück. Öffnet JustOnWeb an seiner Stelle ein Fenster, klappt es zu seinem Symbol zusammen und kehrt von selbst zurück, sobald das Fenster geschlossen ist. Die Leiste trägt außerdem fünf Bedienelemente:

• Das Sprachkürzel (« DE ») öffnet die Liste der Sprachen von greffo.
• 🏠 führt zurück zur Startseite von JustOnWeb, etwa wenn die Seite leer geblieben ist.
• 📁 öffnet « 📁 Meine Akten wiederfinden »: die Liste Ihrer exportierten Akten und ihres Ablageorts.
• ⚙ öffnet das Menü: « 📁 Meine Akten wiederfinden » ganz oben, Ihre Lizenz, diese Anleitung, « 📍 Ordner für die Exporte wählen », der Bericht für den Support und « ℹ️ Über greffo ».
• Der kleine Pfeil ▾, ganz rechts in der Leiste, klappt das Fenster zu einem runden Symbol unten rechts auf der Seite zusammen, wenn es eine Schaltfläche der Website verdeckt. Ein Klick auf das Symbol öffnet es wieder. Während eines Downloads behält die Leiste nur diesen Pfeil: die anderen Bedienelemente kehren am Ende zurück.

greffo aktualisiert sich selbst. Meldet das Fenster « Ein Update wurde heruntergeladen. », installiert es sich beim nächsten Start: Sie müssen nichts tun. Meldet es « Ein Update ist erforderlich. », schließen Sie greffo und starten Sie es neu.

06 Eine Akte exportieren

Öffnen Sie Ihre Akte auf JustOnWeb, bis die Liste der Aktenstücke erscheint. Das Fenster zeigt « Akte erkannt », und eine grüne Schaltfläche erscheint: « 📥 Download starten ». Klicken Sie darauf.

Am Ende öffnet greffo den Ordner auf Ihrem Computer und zeigt einen Bericht: was heruntergeladen wurde, und wohin. Der Bericht wird auch im exportierten Ordner gespeichert; Sie können ihn ausdrucken oder als Nachweis aufbewahren. Ein Stück, das nicht abgeholt werden konnte, wird darin namentlich genannt; leere Ordner werden getrennt gemeldet, leer nachgebaut, nie als fehlend gezählt.

Jede Zeile des Berichts nennt die genaue Bezeichnung der Geschäftsstelle und, direkt darunter, nach einem Stift ✏️, den tatsächlichen Namen der Datei auf Ihrer Festplatte. Musste greffo einen Namen anpassen (etwa ein Zeichen, das Windows ablehnt, oder einen zu langen Namen), wird diese Stiftzeile hervorgehoben; die Legende oben im Bericht erklärt es. Am Inhalt der Aktenstücke wird nie etwas geändert.

Zum Anhalten unterwegs: die Schaltfläche « ⏹ Download abbrechen ». Der Export stoppt zwischen zwei Stücken, und alles, was schon auf der Festplatte liegt, bleibt. Für eine weitere Akte: öffnen Sie sie auf der Website und klicken Sie erneut.

Sobald die auf JustOnWeb geöffnete Akte auf Ihrer Festplatte liegt, öffnet der Link « Den Ordner auf meinem Computer öffnen » unter der Schaltfläche «  Suchen und zusammenfügen » sie im Explorer (im Finder unter macOS).

07 Später nachsehen, was sich geändert hat

Bei einer bereits exportierten Akte wird die Schaltfläche zu « 🔍 Neuerungen prüfen ». Der erste Klick lädt nichts herunter: er zeigt, was sich seit dem letzten Mal geändert hat, neue Stücke, von der Geschäftsstelle umbenannte, aus der Akte entfernte. Ein von der Geschäftsstelle umbenanntes Stück wird auf Ihrer Festplatte umbenannt, ohne Download; ein von der Website entferntes Stück bleibt auf Ihrer Festplatte, und der Bericht meldet es.

Gibt es Stücke zu holen, wird die grüne Schaltfläche zu « 📥 … Aktenstück(e) herunterladen »: erst dieser zweite Klick lädt herunter, und nur, was fehlt. Der Zähler im Fenster zählt nur diese Stücke: bei drei zu holenden Aktenstücken « Download 1 / 3… », dann 2 / 3 und 3 / 3.

Gibt es nichts Neues, zeigt das Fenster « Nichts Neues seit dem letzten Export. », und greffo öffnet einfach den Ordner auf Ihrem Computer, ohne einen Bericht anzuzeigen.

08 Aktenstücke suchen und zusammenfügen

Die Schaltfläche 📁 des Fensters öffnet « 📁 Meine Akten wiederfinden » (der Eintrag steht auch ganz oben im Menü ⚙): bei jeder exportierten Akte öffnet die Schaltfläche «  Suchen und zusammenfügen » die Liste ihrer Aktenstücke. Bei einer bereits exportierten Akte führt die Schaltfläche «  Suchen und zusammenfügen » im Fenster direkt dorthin. Eine Akte, die Sie verschoben oder umbenannt haben, ist dort als nicht gefunden markiert: siehe « Die Akte im Ordner des Mandanten ablegen ». Die Seite hat nur einen Tab: ein erneuter Klick holt ihn nach vorn, angekreuzte Kästchen inbegriffen, und für eine andere Akte zeigt derselbe Tab diese Akte.

Die Ordner folgen dort der Reihenfolge von JustOnWeb, mit den vollständigen Bezeichnungen der Geschäftsstelle, auch wenn der Name auf der Festplatte gekürzt werden musste. Die Seite zeigt die Kopie auf Ihrem Computer, wie beim letzten Export, nicht die Akte online.

Das Suchfeld filtert schon beim Tippen, in den Bezeichnungen der Ordner und der Aktenstücke: eine Nummer, ein Datum, ein Wort. Klicken Sie auf eine Bezeichnung, um das Aktenstück in greffo zu lesen; die Schaltfläche PDF öffnet es mit dem PDF-Programm Ihres Computers. Diese Schaltfläche ist verfügbar, wenn greffo geöffnet ist und nicht herunterlädt.

Um Aktenstücke zu einem einzigen PDF zusammenzufügen, markieren Sie sie, oder markieren Sie einen Ordner (sein ganzer Inhalt, Unterordner inbegriffen) oder « Die ganze Akte ». Während einer Suche markieren diese Kästchen nur die gefundenen Aktenstücke. Die Leiste unten auf der Seite zählt die markierten Aktenstücke und ihre Größe: Klicken Sie auf « Zu einem PDF zusammenfügen ».

greffo fügt sie in der Reihenfolge der Akte zusammen, unabhängig von der Reihenfolge Ihrer Klicks, mit einem Deckblatt und einer faltbaren Titelseite für jeden Ordner, und öffnet das PDF in einem neuen Tab: Es lässt sich in einem Durchgang drucken. Jede Titelseite wird an einer Linie in der Mitte gefaltet: Die Bezeichnung des Ordners steht ein zweites Mal darauf, gedreht, damit sie auch auf der gefalteten Seite lesbar bleibt. Es wird im Ordner der Akte abgelegt, unter dem Namen « Auswahl vom … », bereit für eine E-Mail. Die fünf letzten Zusammenstellungen bleiben oben auf der Seite: « Öffnen » zeigt sie in greffo, « PDF » öffnet sie mit dem PDF-Programm Ihres Computers. Die Aktenstücke selbst werden nicht verändert, und das Zusammenfügen erfordert eine aktive Lizenz, wie der Export.

09 Die Akte im Ordner des Mandanten ablegen

« XX99.99.999999-99 » sagt Ihnen vermutlich nichts. Benennen Sie den Ordner um und verschieben Sie ihn, wohin Sie wollen, mit dem Explorer. Beim nächsten Durchgang meldet das Fenster, dass der Ordner nicht mehr vorhanden ist: klicken Sie auf « 🔍 Ordner wiederfinden » und zeigen Sie auf seinen neuen Ort. Nichts wird erneut heruntergeladen.

Ohne Umweg über JustOnWeb: die Schaltfläche 📁 des Fensters, « 📁 Meine Akten wiederfinden ». Die Zeile der Akte trägt dort das orange Etikett « Nicht gefunden: verschoben oder gelöscht » und, in einem Rahmen, die Schaltfläche « 🔍 Ordner wiederfinden »: zeigen Sie auf den neuen Ort, die Seite aktualisiert sich von selbst, und «  Suchen und zusammenfügen » ist wieder verfügbar. Verschieben Sie den ganzen Ordner: greffo erkennt ihn an einem kleinen versteckten Ordner, den es darin abgelegt hat. Eine Akte auf einer externen Festplatte oder einem Netzlaufwerk, das nicht verbunden ist, trägt ein graues Etikett, « Laufwerk oder Netzlaufwerk nicht verbunden »: schließen Sie es wieder an, und « 🔄 Aktualisieren », oben auf der Seite, bringt sie auf den neuesten Stand. Hatten Sie die Akte anderswohin kopiert? Auch dann steht « 🔍 Ordner wiederfinden » in ihrer Zeile.

Umbenennen lässt sich der Ordner, nicht sein Inhalt: « XX99.99.999999-99 » kann zu « Dupont gegen Martin - Scheidung » werden, aber die Ordner und Aktenstücke darin behalten ihren Namen. Benennen Sie sie nicht um und verschieben Sie sie nicht innerhalb der Akte: greffo hielte sie für fehlend. Bei der nächsten Prüfung würde es sie unter ihrem Namen erneut herunterladen, was doppelte Dateien erzeugt, und «  Suchen und zusammenfügen » würde sie als nicht vorhanden anzeigen. Kein Aktenstück ginge verloren, aber die Akte würde unübersichtlich.

Um ein Aktenstück unter einem anderen Namen aufzubewahren, kopieren Sie es an einen Ort außerhalb der exportierten Akte und benennen Sie die Kopie um. Die vollständigen Bezeichnungen der Geschäftsstelle bleiben im Exportbericht und in «  Suchen und zusammenfügen » lesbar (Schaltfläche 📁 des Fensters, « 📁 Meine Akten wiederfinden »), auch wenn der Name auf der Festplatte gekürzt ist.

Sie hatten ihn gelöscht? Klicken Sie dann auf « Vollständig erneut herunterladen », unter der grünen Schaltfläche. Diese Schaltfläche lädt noch nichts herunter: das Fenster zeigt, wo die Akte neu angelegt wird, und die grüne Schaltfläche wird zu « 📥 Download starten ». Erst dieser zweite Klick startet den Export.

Sie wissen nicht mehr, wo Sie eine Akte abgelegt haben? Die Schaltfläche 📁 des Fensters, oder das Menü ⚙, öffnet « 📁 Meine Akten wiederfinden »: die Seite listet jede exportierte Akte und ihren genauen Ort, neu erstellt in dem Moment, in dem Sie sie öffnen. Unter dem Pfad einer Akte, die sich auf Ihrem Computer befindet, öffnet die Schaltfläche « Auf meinem Computer öffnen » ihren Ordner im Explorer (im Finder unter macOS). Ein Feld oben auf der Seite filtert die Liste schon beim Tippen, nach der Nummer der Akte und nach ihrem ganzen Pfad: dem Namen, den Sie dem Ordner gegeben haben, und den Ordnern darüber, in denen oft der Name des Mandanten steht. Groß- und Kleinschreibung, Akzente, Punkte und Bindestriche spielen keine Rolle; mehrere Wörter müssen alle vorkommen. Was Sie getippt haben, bleibt stehen, wenn sich die Seite von selbst aktualisiert.

Wurde die Akte auf einem anderen Computer exportiert und dann auf diesen kopiert? Öffnen Sie sie auf JustOnWeb, dann die Schaltfläche ⚙ und « 🔎 Ich habe diese Akte bereits woanders auf der Festplatte »: zeigen Sie auf den Ordner, und was darin schon liegt, wird nicht erneut heruntergeladen.

10 Die gekürzten Namen

Unter Windows weigert sich Adobe Acrobat, ein Aktenstück zu öffnen, dessen vollständiger Pfad länger als 259 Zeichen ist, obwohl der Explorer es normal anzeigt. Auch Synchronisierungsdienste (OneDrive, Google Drive, iCloud) lehnen zu lange Pfade ab. greffo kürzt deshalb die Namen von Ordnern und Aktenstücken, wo es nötig ist, damit jedes Aktenstück dort, wo greffo es schreibt, unter dieser Grenze bleibt. Die Nummer der Geschäftsstelle bleibt vorne im Namen, und die vollständige Bezeichnung steht im Bericht.

Die Akte danach im Ordner des Mandanten abzulegen, benennt im üblichen Fall nichts um: greffo hält dafür eine Reserve vor. Legen Sie sie viel tiefer ab, kann ein Pfad wieder zu lang werden: klicken Sie, sobald greffo den Ordner wiedergefunden hat, auf « 🔍 Neuerungen prüfen ». greffo kürzt dann die betroffenen Namen, ohne etwas erneut herunterzuladen, und der Bericht listet sie oben in einem blauen Kasten auf. Falls Sie Links oder Verknüpfungen zu diesen Dateien hatten, müssen Sie sie neu anlegen. Eine mit einer älteren greffo-Version exportierte Akte wird beim ersten Klick auf « 🔍 Neuerungen prüfen » genauso behandelt, und nur, wenn es nötig ist.

Ist ein Aktenstück unter Windows trotzdem zu lang, meldet es ein roter Balken oben im Bericht. Zum sofortigen Lesen: Rechtsklick auf das Aktenstück, dann « Öffnen mit » und « Microsoft Edge » oder « Google Chrome ». Dort kann man lesen und drucken, aber nicht signieren oder kommentieren. Sagt der Balken, dass ein Verschieben genügt, legen Sie den Ordner weiter oben in Ihrer Ordnerstruktur ab.

11 Den Computer wechseln

Auf dem alten Computer: ⚙, dann « 🔓 Computer wechseln », und der Platz wird frei. Rechner verloren, gestohlen oder defekt? Sind alle Ihre Arbeitsplätze belegt, zeigt greffo sie auf dem neuen Rechner an: ⚙, dann « 🔓 Arbeitsplatz eines anderen Rechners freigeben », und tippen Sie die Nummer des freizugebenden Arbeitsplatzes ein. Sie müssen niemanden kontaktieren.

Zwei Wechsel sind frei, danach einer alle dreißig Tage. Der Bildschirm zeigt das Datum des nächsten möglichen Wechsels. Eine kostenlose Testphase wandert nicht mit: sie gilt einmal pro Computer.

12 Das Abonnement verwalten

Die Schaltfläche ⚙, dann « 💳 Mein Abonnement »: dort wird die Testphase ein Abonnement (Sie behalten denselben Schlüssel), dort ändert sich die Zahl der Arbeitsplätze, und dort kündigen Sie, online, jederzeit.

Naht das Ende Ihrer Testphase oder Ihrer Lizenz, weist das Fenster Sie darauf hin und verweist auf « 💳 Mein Abonnement ». Danach sind neue Exporte ausgesetzt; Ihre bereits exportierten Akten bleiben lesbar, es sind PDF-Dateien auf Ihrer Festplatte.

Die Testphase dieses Computers wurde bereits genutzt, und es ist kein Schlüssel gespeichert? Dann bietet das Menü ⚙ « 🛒 Eine Lizenz kaufen » an, das die Seite mit den Preisen öffnet. Sobald die Zahlung angenommen ist, erscheint Ihr Schlüssel auf dem Bildschirm und wird Ihnen auch per E-Mail zugesandt: geben Sie ihn über ⚙ ein, dann « 🔑 Meinen Lizenzschlüssel eingeben ». Bereits Kunde? Ihr Schlüssel steht in der E-Mail, die Sie beim Kauf erhalten haben.

13 Wenn etwas nicht stimmt

• Die Website verweigert die Anmeldung (Fehler 401). Dieser Anmeldefehler ist meist vorübergehend: versuchen Sie es erneut. Tritt er wieder auf, senden Sie uns einen Supportbericht (nächster Schritt).
• « JustOnWeb hat greffo nach … Aktenstück(en) nicht mehr erkannt. » Ihre Sitzung ist während des Exports abgelaufen. Laden Sie die JustOnWeb-Seite neu, melden Sie sich bei Bedarf erneut an und klicken Sie wieder: alles bereits Heruntergeladene bleibt erhalten.
• « Der Speicherort ist nicht erreichbar ». Die externe Festplatte oder das Netzlaufwerk der Akte ist getrennt. Schließen Sie es wieder an und laden Sie die Seite neu: es geht nichts verloren.
• Ein Aktenstück öffnet sich nicht in Adobe Acrobat. Prüfen Sie unter Windows zuerst, ob der Bericht oben einen roten Balken trägt: er sagt, was zu tun ist (siehe « Die gekürzten Namen »). Andernfalls senden Sie uns einen Supportbericht.
• Die Seite bleibt leer. Klicken Sie auf 🏠 in der Leiste des Fensters: greffo kehrt zu JustOnWeb zurück.
• Ein Doppelklick auf greffo öffnet kein neues Fenster. greffo ist vermutlich schon geöffnet, und es kann nur ein Fenster zugleich laufen: suchen Sie es in der Taskleiste (im Dock unter macOS), oder schließen Sie es und starten Sie greffo neu.
• Die grüne Schaltfläche erscheint nicht. Öffnen Sie Ihre Akte, bis die Liste der Aktenstücke erscheint. Ändert sich die Meldung nicht, laden Sie die Seite neu.

Sie dürfen beliebig oft neu starten: bereits Heruntergeladenes wird nie unnötig erneut geholt.

14 Hilfe anfordern

Die Schaltfläche ⚙, dann « ✉️ Einen Bericht für den Support erstellen »: eine Seite öffnet sich mit einem kurzen technischen Bericht über greffo und Ihren Computer. Er enthält weder die Namen Ihrer Aktenstücke noch Ihre Aktenzeichen noch irgendeinen Ort auf Ihrer Festplatte: Sie können ihn bedenkenlos senden.

Klicken Sie auf « ✉️ Den Supportbericht per E-Mail senden ». greffo kopiert den Bericht und öffnet Ihr E-Mail-Programm, Empfänger und Betreff bereits ausgefüllt. Fügen Sie dann den Bericht in die E-Mail ein (Strg+V unter Windows, ⌘V unter macOS), schreiben Sie in wenigen Worten, was geschehen ist, und senden Sie sie ab.

Für jede andere Frage: support@holisdev.be.