Van download tot eerste export

01 Downloaden

Download het bestand voor uw systeem op de pagina Downloaden.

Onder Windows zijn twee waarschuwingen normaal: Edge houdt het bestand eerst tegen (menu « ⋯ », « Behouden », « Meer weergeven », « Toch behouden »), daarna kan SmartScreen verschijnen bij de start (« Meer informatie », « Toch uitvoeren »). Het detail, scherm per scherm, staat op de pagina Downloaden.

Toont Windows « Slim app-beheer heeft … geblokkeerd » bij een oudere installatie? Installeer greffo gewoon opnieuw via de pagina Downloaden: het is nu digitaal ondertekend, en uw dossiers en licentie blijven bewaard.

02 Installeren

Onder Windows: dubbelklik op greffo-setup-1.1.4.exe. Eén scherm, één knop « Installeren », geen enkele vraag, geen beheerdersrechten. greffo start vanzelf op het einde.

Onder macOS: de installatie is één sleepbeweging. Hier zijn de stappen, op volgorde.

• Dubbelklik op het gedownloade .dmg-bestand. Vraagt macOS eerst om uw akkoord, klik dan op « Akkoord ».
• Er opent een venster met het greffo-symbool naast de map Programma’s: sleep greffo op de map Programma’s. Dat is de hele installatie.
• Open greffo daarna vanuit de map Programma’s of het Launchpad. Bij de eerste opening vraagt macOS een bevestiging: klik op « Open ».
• Om greffo binnen handbereik te houden: open de map Programma’s en sleep greffo naar het Dock. Bewaar het niet in het Dock vanaf het pictogram dat verschijnt terwijl greffo draait: dat is de browser die greffo aanstuurt.
• Het .dmg-bestand hebt u niet meer nodig: werp het uit in de Finder en gooi het gedownloade bestand weg.

03 De eerste start

Een venster vraagt waar u uw geëxporteerde dossiers wilt bewaren. Kies een plaats van uw kantoor; weet u het niet, klik dan Annuleren, greffo kiest voor u. U kunt later veranderen: knop ⚙ van het paneel, dan « 📍 Kies de map waarin de exports worden bewaard ».

greffo vraagt daarna uw licentiesleutel. Liever eerst testen? Kies de gratis proefperiode van 14 dagen: greffo vraagt alleen uw naam en uw e-mailadres. Geen bankkaart.

04 Aanmelden op JustOnWeb

De browser opent JustOnWeb. Meld u aan met itsme®, zoals gewoonlijk: greffo meldt zich niet in uw plaats aan, en uw aanmeldgegevens passeren nooit via greffo.

Rechtsonder op de pagina verschijnt een klein blauw venster: dat is greffo. Alles wordt daar bediend.

05 Het greffo-paneel

Het paneel is verplaatsbaar: neem het vast bij de titelbalk, waar GREFFO staat, of bij zijn rand, en zet het waar het niet stoort. Een dubbelklik zet het terug in de hoek. Opent JustOnWeb een venster op zijn plaats, dan vouwt het zich op tot zijn pictogram en komt het vanzelf terug zodra het venster gesloten is. Op de balk staan ook vijf bedieningselementen:

• De taalcode (« NL ») opent de lijst van de talen van greffo.
• 🏠 brengt u terug naar de startpagina van JustOnWeb, bijvoorbeeld als de pagina leeg is gebleven.
• 📁 opent « 📁 Mijn dossiers terugvinden »: de lijst van uw geëxporteerde dossiers en hun locatie.
• ⚙ opent het menu: « 📁 Mijn dossiers terugvinden » bovenaan, uw licentie, deze handleiding, « 📍 Kies de map waarin de exports worden bewaard », het rapport voor de ondersteuning en « ℹ️ Over greffo ».
• Het pijltje ▾, helemaal rechts op de balk, vouwt het paneel op tot een rond pictogram rechtsonder op de pagina, als het een knop van de site bedekt. Een klik op het pictogram opent het weer. Tijdens een download houdt de balk alleen dit pijltje: de andere bedieningselementen komen aan het einde terug.

greffo werkt zichzelf bij. Meldt het paneel « Een update werd gedownload. », dan installeert die zich bij de volgende start: u hoeft niets te doen. Meldt het « Een update is noodzakelijk. », sluit greffo dan en start het opnieuw.

06 Een dossier exporteren

Open uw dossier op JustOnWeb, tot u de lijst van de stukken ziet. Het paneel toont « Dossier gevonden » en een groene knop verschijnt: « 📥 Download starten ». Klik erop.

Op het einde opent greffo de map op uw computer en toont het een verslag: wat gedownload werd, en waar. Het verslag wordt ook in de geëxporteerde map bewaard; u kunt het afdrukken of bewaren als bewijsstuk. Een stuk dat niet kon worden opgehaald, wordt erin bij naam genoemd; lege mappen worden apart gemeld, leeg nagebouwd, nooit als ontbrekend geteld.

Elke regel van het verslag geeft de exacte benaming van de griffie en, net daaronder, na een potlood ✏️, de werkelijke naam van het bestand op uw schijf. Moest greffo een naam aanpassen (bijvoorbeeld een teken dat Windows weigert, of een te lange naam), dan wordt die potloodregel benadrukt; de legende bovenaan het verslag legt het uit. Aan de inhoud van de stukken wordt nooit iets gewijzigd.

Om onderweg te stoppen: de knop « ⏹ Download onderbreken ». De export stopt tussen twee stukken, en alles wat al op de schijf staat, blijft. Voor een volgend dossier: open het op de site en klik opnieuw.

Zodra het dossier dat op JustOnWeb open staat op uw schijf staat, opent de link « De map op mijn computer openen », onder de knop «  Zoeken en samenvoegen », het in de verkenner (de Finder onder macOS).

07 Terugkomen om te zien wat veranderd is

Bij een reeds geëxporteerd dossier wordt de knop « 🔍 Nieuwigheden nakijken ». De eerste klik downloadt niets: hij toont wat sinds de vorige keer veranderd is, nieuwe stukken, door de griffie hernoemde stukken, uit het dossier gehaalde stukken. Een door de griffie hernoemd stuk wordt op uw schijf hernoemd, zonder download; een van de site gehaald stuk blijft op uw schijf staan, en het verslag meldt het.

Zijn er stukken op te halen, dan wordt de groene knop « 📥 … stuk(ken) downloaden »: pas die tweede klik downloadt, en alleen wat ontbreekt.

Is er niets nieuws, dan toont het paneel « Niets nieuws sinds de vorige export. » en opent greffo gewoon de map op uw computer, zonder verslag te tonen.

08 Stukken zoeken en samenvoegen

De knop 📁 van het paneel opent « 📁 Mijn dossiers terugvinden » (u vindt die ook bovenaan het menu ⚙): bij elk geëxporteerd dossier opent de knop «  Zoeken en samenvoegen » de lijst van zijn stukken. Bij een dossier dat al werd geëxporteerd, brengt de knop «  Zoeken en samenvoegen » in het paneel u er rechtstreeks heen. Een dossier dat u hebt verplaatst of hernoemd, staat er als niet gevonden: zie « Het dossier in de map van uw cliënt opbergen ». De pagina heeft maar één tabblad: een nieuwe klik brengt het naar voren, met de aangevinkte vakjes, en voor een ander dossier toont hetzelfde tabblad dat dossier.

De mappen volgen er de volgorde van JustOnWeb, met de volledige benamingen van de griffie, ook wanneer de naam op de schijf moest worden ingekort. De pagina toont de kopie op uw computer, zoals bij de laatste export, niet het dossier online.

Het zoekveld filtert terwijl u typt, in de benamingen van de mappen en de stukken: een nummer, een datum, een woord. Klik op een benaming om het stuk in greffo te lezen; de knop PDF opent het met de pdf-lezer van uw computer. Die knop is beschikbaar wanneer greffo open is en niet aan het downloaden is.

Om stukken samen te voegen tot één pdf, vinkt u ze aan, of vinkt u een map aan (de hele inhoud, submappen inbegrepen), of « Het hele dossier ». Tijdens een zoekopdracht vinken die vakjes alleen de gevonden stukken aan. De balk onderaan de pagina telt de aangevinkte stukken en hun omvang: klik op « Samenvoegen tot pdf ».

greffo voegt ze samen in de volgorde van het dossier, ongeacht de volgorde van uw klikken, met een voorblad en een titelpagina om te vouwen voor elke map, en opent de pdf in een nieuw tabblad: hij wordt in één keer afgedrukt. Elke titelpagina wordt dubbelgevouwen langs een lijn: de benaming van de map staat er een tweede keer op, gedraaid, zodat ze ook leesbaar blijft als de pagina gevouwen is. Hij wordt in de map van het dossier bewaard, onder de naam « Selectie van … », klaar om bij een e-mail te voegen. De vijf laatste samenvoegingen blijven bovenaan de pagina staan: « Openen » toont de pdf in greffo, « PDF » opent hem met de pdf-lezer van uw computer. De stukken zelf worden niet gewijzigd, en samenvoegen vraagt een actieve licentie, net als de export.

09 Het dossier in de map van uw cliënt opbergen

« XX99.99.999999-99 » zegt u wellicht niets. Hernoem de map en verplaats ze waarheen u wilt, met de verkenner. Bij de volgende doorgang meldt het paneel dat de map er niet meer staat: klik op « 🔍 Map terugvinden » en wijs ze aan op haar nieuwe plaats. Er wordt niets opnieuw gedownload.

Zonder langs JustOnWeb te gaan: de knop 📁 van het paneel, « 📁 Mijn dossiers terugvinden ». De regel van het dossier draagt er het oranje label « Niet gevonden: verplaatst of verwijderd » en, in een kader, de knop « 🔍 Map terugvinden »: wijs de nieuwe plaats aan, de pagina werkt zichzelf bij en «  Zoeken en samenvoegen » is weer beschikbaar. Verplaats de volledige map: greffo herkent ze aan een kleine verborgen map die het erin heeft gezet. Een dossier op een externe schijf of netwerkschijf die niet verbonden is, krijgt een grijs label, « Schijf of netwerkschijf niet verbonden »: sluit ze opnieuw aan, en « 🔄 Vernieuwen », bovenaan de pagina, werkt ze bij. Had u het dossier elders gekopieerd? Ook dan staat « 🔍 Map terugvinden » op zijn regel.

De map hernoemt u, niet wat erin zit: « XX99.99.999999-99 » kan « Dupont t. Martin - echtscheiding » worden, maar de mappen en stukken die erin staan, houden hun naam. Hernoem ze niet, en verplaats ze niet binnen het dossier: greffo zou denken dat ze ontbreken. Bij de volgende controle zou het ze opnieuw downloaden onder hun naam, wat dubbele bestanden oplevert, en «  Zoeken en samenvoegen » zou ze als afwezig tonen. Er zou geen stuk verloren gaan, maar het dossier zou onoverzichtelijk worden.

Wilt u een stuk onder een andere naam bewaren, kopieer het dan buiten het geëxporteerde dossier en hernoem de kopie. De volledige benamingen van de griffie blijven leesbaar in het exportverslag en in «  Zoeken en samenvoegen » (knop 📁 van het paneel, « 📁 Mijn dossiers terugvinden »), ook wanneer de naam op de schijf is ingekort.

Had u ze verwijderd? Klik dan op « Volledig opnieuw downloaden », onder de groene knop. Die knop downloadt nog niets: het paneel toont waar het dossier opnieuw wordt aangemaakt, en de groene knop wordt « 📥 Download starten ». Pas die tweede klik start de export.

Weet u niet meer waar u een dossier hebt opgeborgen? De knop 📁 van het paneel, of het menu ⚙, opent « 📁 Mijn dossiers terugvinden »: de pagina toont elk geëxporteerd dossier en zijn exacte locatie, en wordt vernieuwd op het moment dat u ze opent. Onder het pad van een dossier dat op uw computer staat, opent de knop « Openen op mijn computer » zijn map in de verkenner (de Finder onder macOS). Een veld bovenaan de pagina filtert de lijst terwijl u typt, op het nummer van het dossier en op zijn volledige pad: de naam die u de map gaf, en de mappen erboven, waar vaak de naam van de cliënt staat. Hoofdletters, accenten, punten en streepjes spelen geen rol; meerdere woorden moeten er allemaal in staan. Wat u typte, blijft staan wanneer de pagina zichzelf vernieuwt.

Werd het dossier op een andere computer geëxporteerd en daarna naar deze gekopieerd? Open het op JustOnWeb, dan de knop ⚙ en « 🔎 Ik heb dit dossier al elders op de schijf »: wijs de map aan, en wat er al in staat, wordt niet opnieuw gedownload.

10 De ingekorte namen

Onder Windows weigert Adobe Acrobat een stuk te openen waarvan het volledige pad langer is dan 259 tekens, ook al toont de verkenner het gewoon. Ook synchronisatiediensten (OneDrive, Google Drive, iCloud) weigeren te lange paden. greffo kort daarom de namen van mappen en stukken in waar dat nodig is, zodat elk stuk onder die grens blijft op de plaats waar greffo het schrijft. Het nummer van de griffie blijft vooraan in de naam staan, en de volledige benaming staat in het verslag.

Het dossier daarna in de map van uw cliënt opbergen, hernoemt in de gewone gevallen niets: greffo houdt daarvoor een marge aan. Bergt u het veel dieper op, dan kan een pad opnieuw te lang worden: klik, zodra greffo de map heeft teruggevonden, op « 🔍 Nieuwigheden nakijken ». greffo kort de betrokken namen dan in, zonder iets opnieuw te downloaden, en het verslag somt ze bovenaan op, in een blauw kader. Had u koppelingen of snelkoppelingen naar die bestanden, dan moet u die opnieuw maken. Een dossier dat met een oudere versie van greffo werd geëxporteerd, wordt bij de eerste klik op « 🔍 Nieuwigheden nakijken » op dezelfde manier behandeld, en alleen als het nodig is.

Is een stuk onder Windows toch te lang, dan meldt een rode balk bovenaan het verslag dat. Om het meteen te lezen: rechtsklik op het stuk, dan « Openen met » en « Microsoft Edge » of « Google Chrome ». Daar kunt u lezen en afdrukken, maar niet ondertekenen of annoteren. Zegt de balk dat verplaatsen volstaat, berg de map dan hoger op in uw mappenstructuur.

11 Van computer veranderen

Op de oude computer: ⚙, dan « 🔓 Van computer veranderen », en de plaats komt vrij. Machine verloren, gestolen of stuk? Zijn al uw werkplekken bezet, dan toont greffo ze op de nieuwe machine: ⚙, dan « 🔓 Werkplek van een andere machine vrijmaken », en typ het nummer van de werkplek die vrij moet komen. U hoeft niemand te contacteren.

Twee wijzigingen zijn vrij, daarna één per dertig dagen. Het scherm toont de datum van de volgende mogelijke wijziging. Een gratis proefperiode verhuist niet: ze geldt één keer per computer.

12 Het abonnement beheren

De knop ⚙, dan « 💳 Mijn abonnement »: daar wordt de proefperiode een abonnement (u houdt dezelfde sleutel), verandert u het aantal werkplekken, en zegt u op, online, op elk moment.

Nadert het einde van uw proefperiode of uw licentie, dan verwittigt het paneel u en verwijst het naar « 💳 Mijn abonnement ». Daarna worden nieuwe exports opgeschort; uw reeds geëxporteerde dossiers blijven leesbaar, het zijn pdf-bestanden op uw schijf.

Werd de proefperiode van deze computer al gebruikt en staat er geen sleutel op? Dan biedt het menu ⚙ « 🛒 Een licentie kopen » aan, dat de pagina met de prijzen opent. Zodra de betaling aanvaard is, verschijnt uw sleutel op het scherm en ontvangt u hem ook per e-mail: geef hem in via ⚙, dan « 🔑 Mijn licentiesleutel ingeven ». Al klant? Uw sleutel staat in de e-mail die u bij de aankoop ontving.

13 Als er iets misgaat

• De site weigert de aanmelding (fout 401). Deze aanmeldfout is meestal tijdelijk: probeer opnieuw aan te melden. Komt ze terug, stuur ons dan een ondersteuningsrapport (volgende stap).
• « JustOnWeb herkende greffo niet meer na … stuk(ken). » Uw sessie is tijdens de export verlopen. Herlaad de JustOnWeb-pagina, meld u indien nodig opnieuw aan en klik opnieuw: alles wat al gedownload is, blijft behouden.
• « De locatie is niet bereikbaar ». De externe schijf of netwerkschijf van het dossier is losgekoppeld. Sluit ze weer aan en herlaad de pagina: er gaat niets verloren.
• Een stuk opent niet in Adobe Acrobat. Kijk onder Windows eerst of het verslag bovenaan een rode balk heeft: die zegt wat u moet doen (zie « De ingekorte namen »). Anders: stuur ons een ondersteuningsrapport.
• De pagina blijft leeg. Klik op 🏠 in de balk van het paneel: greffo keert terug naar JustOnWeb.
• Een dubbelklik op greffo opent geen nieuw venster. greffo is wellicht al open, en er kan maar één venster tegelijk draaien: zoek het in de taakbalk (het Dock onder macOS), of sluit het en start greffo opnieuw.
• De groene knop verschijnt niet. Open uw dossier tot u de lijst van de stukken ziet. Verandert de melding niet, herlaad dan de pagina.

U mag zo vaak herstarten als u wilt: wat al gedownload is, wordt nooit nodeloos opnieuw gehaald.

14 Hulp vragen

De knop ⚙, dan « ✉️ Een rapport voor de ondersteuning opstellen »: er opent een pagina met een kort technisch rapport over greffo en uw computer. Het bevat noch de naam van uw stukken, noch uw dossiernummers, noch enige locatie op uw schijf: u kunt het zonder zorgen versturen.

Klik op « ✉️ Het ondersteuningsrapport per e-mail versturen ». greffo kopieert het rapport en opent uw e-mailprogramma, met ontvanger en onderwerp al ingevuld. Plak het rapport dan in de e-mail (Ctrl+V onder Windows, ⌘V onder macOS), zeg in enkele woorden wat er gebeurd is, en verstuur.

Voor elke andere vraag: support@holisdev.be.